Como fazer a entrada de notas no UltraPDV

A entrada de notas fiscais no UltraPDV é um processo simples, mas que exige atenção para garantir que todos os produtos sejam corretamente registrados no estoque da farmácia ou drogaria. Neste guia, você vai aprender o passo a passo completo de como importar uma NF-e, cadastrar os produtos e finalizar a entrada.

📌 Passo 1 — Acessando a tela de entrada de notas

Para iniciar o processo, abra o sistema UltraAdm.No menu principal, clique em Compras e Estoque e selecione a opção Entrada no Estoque.

Essa tela é onde ocorre o lançamento de todas as notas fiscais de entrada, atualizando o estoque automaticamente.

📌 Passo 2 — Importando a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Com a tela de entrada aberta, siga os passos abaixo:

1. Clique em Abrir consulta NF-e Sefaz.Isso abrirá o site da Sefaz, onde você poderá localizar e fazer o download do arquivo XML da nota fiscal recebida.

2. Salve o arquivo .xml em seu computador.

3. De volta ao sistema, clique em Importar arq. XML DANFe.

4. Selecione o arquivo XML salvo e clique em Abrir.

A nota será carregada automaticamente, preenchendo os dados dos produtos na tabela de conferência.

📌 Passo 3 — Cadastrando produtos não encontrados

Se o sistema identificar produtos que ainda não existem no seu banco de dados, será exibido um alerta com os itens não localizados.

Para cadastrar:

1. Clique sobre o produto.

2. Clique no botão Cadastrar/alterar produto (à direita).

3. Preencha os dados obrigatórios e clique em Incluir para salvar.

Depois de cadastrar todos os produtos, clique em Continuar para prosseguir com a entrada da nota.

📌 Passo 4 — Preenchendo o cadastro do produto

Na tela de cadastro, os seguintes campos são obrigatórios:

• Código: Código interno do produto.

• Descrição: Nome do produto.

• Grupo: Categoria principal.

• SubGrupo: Subcategoria.

• Fabricante: Selecione ou crie um fabricante.

• Unidade: Selecione UNIDADE – Qtd p/ Un.→ Se o produto for fracionado (ex: caixa com 12 cartelas), preencha o campo “Qtd p/ Un” com 12.

• Código de barras / GTIN: Normalmente preenchido automaticamente.

• Registro no M.S.: Obrigatório para medicamentos.→ Se não houver, preencha com o número 1 repetido (pressione 1 treze vezes).

• Preço de fábrica: Valor de custo do produto.

• Preço de venda: Valor de venda ao cliente.

Após preencher todos os campos, clique em Incluir.

📌 Passo 5 — Confirmando os produtos cadastrados

Após cadastrar todos os produtos que não estavam no sistema, a lista de produtos “não localizados” desaparecerá.

Verifique se todos os itens da nota agora estão com status correto e cadastrados no sistema com tudo pronto, clique no botão OK na janela de alerta para retornar à tela principal da entrada de estoque.

Isso confirma que todos os produtos foram localizados e o sistema está pronto para seguir com a conferência e finalização da nota.

📌 Passo 6 — Conferência dos produtos da nota

Após todos os produtos estarem cadastrados e localizados, será exibida a tela com todos os itens da nota.

Essa é a etapa de conferência, onde você pode ajustar preços, conferir valores e garantir que tudo esteja correto antes de finalizar a entrada.

✏️ Para ajustar um produto:

Basta dar dois cliques sobre o item desejado. Isso abrirá a tela de conferência de produto, onde você poderá editar preços, descontos, impostos e outras informações.

🖥️ Entenda Cada Campo da Tela de Entrada de Produto

Durante a conferência da nota no UltraADM, é essencial entender o que significa cada campo da tela. Esse conhecimento evita erros e garante que o estoque, a precificação e os impostos estejam corretos.

🔑 Campo Obrigatório

• ✅ Preço de Venda VarejoEste é o único campo obrigatório nessa tela.Mesmo que os demais campos estejam em branco, o sistema exige que o valor de venda ao consumidor final esteja preenchido.

📋 Demais campos e suas funções

1. Uso

   • Revenda: produto será vendido normalmente.

   • Consumo / Bonificação: não entra no lucro.

2. Lista Pis/CofinsDefine o regime tributário (ex: Monofásico, Isento, Negativo).

3. Alíquota de ICMS ST TotalPercentual aplicado para substituição tributária (pode vir do XML).

4. MarkupMargem de lucro aplicada sobre o custo.

5. Preço de FábricaValor pago pelo produto antes de impostos.Importante para o cálculo do custo apurado.

6. Valor TotalQuantidade x valor unitário (já com impostos e descontos).

7. Desconto UnitárioValor de desconto recebido por unidade — afeta o custo real.

8. Preço de Venda Varejo ✅Campo obrigatório.Valor que será praticado no PDV (frente de caixa).

9. Desc. ProgramadoPercentual de desconto automático configurado para vendas.

10. Número do LoteUsado para rastreabilidade e controle sanitário.

11. Data de Validade / FabricaçãoImportante para controle de vencimentos — especialmente em medicamentos.

📌 Informações calculadas automaticamente

• Custo Apurado: Valor final do produto com frete, impostos e descontos.

• PMC Oficial: Preço máximo permitido pela Anvisa.

• Margem de Lucro Real: Diferença entre preço de venda e custo apurado.

✅ Dica de boas práticas

Embora o Preço de Venda seja o único campo obrigatório, preencher os demais campos garante maior controle financeiro, fiscal e operacional.Você evita prejuízos, controla melhor os vencimentos e aumenta a precisão dos relatórios.

📌 Passo 7 — Finalizando a conferência dos produtos

Após revisar e ajustar os campos necessários de um produto na tela de conferência, basta clicar no botão OK.

Isso salva as informações editadas e retorna à lista de produtos da nota.

Repita o processo para os demais produtos:

• Dê dois cliques no próximo item.

• Faça os ajustes desejados (se necessário).

• Clique em OK para concluir.

Quando todos os produtos forem conferidos e validados, o sistema estará pronto para a finalização da entrada da nota no estoque.

Pode seguir enviando a próxima etapa se quiser, ou posso já montar a versão final do blog com tudo o que temos até aqui.

Perfeito! Aqui está o Passo 8 com a continuação lógica do processo de entrada da nota no UltraPDV:

📌 Passo 8 — Concluindo a nota fiscal

Depois de conferir todos os produtos da nota, eles estarão marcados com a indicação “Sim” na coluna de conferido.

Com todos os itens revisados:

1. Verifique se nenhum produto ficou com pendência.

2. Clique no botão Concluir Nota Fiscal, localizado no canto inferior da tela.

Essa ação abrirá a tela final de Conclusão da Entrada no Estoque, onde será possível definir as últimas informações antes de registrar a nota oficialmente no sistema.

📌 Passo 9 — Configurando o alerta de vencimento

Na tela final de Conclusão da Entrada no Estoque, o sistema exibe uma opção para configurar o alerta de vencimento dos produtos.

Essa funcionalidade é essencial para farmácias e drogarias, pois ajuda no controle de medicamentos com data de validade próxima.

🛠️ Como configurar:

• No campo de Alerta de Vencimento, digite a quantidade de meses desejada.

• O sistema irá exibir um alerta sempre que um produto estiver com vencimento dentro do período informado.

Por exemplo, se você digitar 3, o sistema alertará automaticamente sempre que um produto estiver a 3 meses ou menos da data de vencimento.

Essa é uma medida preventiva que ajuda a evitar perdas e garante a segurança do consumidor.

✅ Após configurar o alerta, clique no botão Continuar Mesmo Assim para seguir com a finalização da nota.

📌 Passo 10 — Concluindo a nota fiscal no UltraPDV

Para finalizar a nota fiscal e registrar corretamente as informações no sistema, siga os passos abaixo:

1. Clique no botão Cadastrar .

2. Após o cadastro, pressione o botão Voltar.

3. Ao retornar à tela anterior, clique novamente em Cadastrar.Isso fará com que o sistema preencha automaticamente os dados do fornecedor vinculados à nota fiscal.

4. Caso deseje configurar o parcelamento dessa compra, utilize o módulo financeiro GeFin para definir as condições de pagamento.

5. Se não quiser registrar essa nota no financeiro, basta deixar a opção Registrar Fatura marcada como Não.

6. Por fim, clique no botão Concluir para finalizar todo o processo.